店舗型ふるさと納税『ふるさとズ』を運営するための社内業務システム「ふるさとズ NOTE」を開発し、Excel での管理から脱却。自治体・事業者の情報と対応履歴、メルマガ配信、寄附データの分析を、ひとつの画面にまとめました。
店舗型ふるさと納税®『ふるさとズ』を運営するための社内業務システム「ふるさとズ NOTE」を、自社で開発しました。『ふるさとズ』は、返礼品を地元のお店で使えるクーポンとして届けるふるさと納税で、50以上の自治体で導入されています。
自治体と、その地域のお店（事業者）、関係会社の情報、やりとりの履歴、メールマガジン、寄附の数字を、ひとつの画面で扱えるようにしています。これまで Excel のファイルに分かれていた管理をふるさとズ NOTE にまとめ、Excel での管理から脱却しました。
【目的】
【担当範囲】
設計・デザイン・開発・運用（社内）
自治体ごとに「自治体カルテ」を持ち、基本情報、契約（業務委託・代理支払い、手数料率など）、寄附実績、担当者、中間管理会社・パートナー会社、リンク、メモをまとめています。47都道府県に対応し、一覧は Excel に書き出せます。
事業者（お店）は自治体にひもづけ、担当者・リンク・タスクを持たせています。対応の履歴は期限つきで記録し、ダッシュボードに期限切れ・期限間近のものをまとめて出します。
『ふるさとズ』の寄附データを毎日取り込み、予実・年間・週次・月間・自治体／店舗別に集計します。寄附額・寄附件数の月別や前年比、店舗別の寄附件数ランキングなどを、グラフと表で確かめられます。寄附した方の個人情報は持たず、集計に使う数字だけを取り込んでいます。
HTML メールを作り、対象の自治体やステータスで配信先を絞って送ります。送る前に送信先をプレビューで確かめ、テスト送信のあと、すぐ配信するか日時を決めて予約配信します。送信は裏側で順に行うので、配信の件数が多くても画面は待たされません。
ほかの作業をしながら使えるよう、Chrome のサイドパネルで動く拡張機能も作りました。自治体・事業者の検索、期限切れ・今日・期限間近のタスクの確認、自治体・事業者・担当者・対応履歴・メモなどの登録を、ブラウザの横でそのまま行えます。拡張機能との接続は、本体で発行する一度だけ使える短い期限のコードで行います。
はじめは Rails で作っていたものを、2026年8月にこの構成へ作り直しました。
サンカクキカクでは、こうした業務システムの開発もお受けしています。いまの管理のやり方と、困っていることを教えてください。