01REVIEW
業務の整理
今の作業を一緒に洗い出し、どこに時間がかかっているか、どこを仕組みにすると効くかを決めます。いきなり大きく作らず、効果の出やすい業務から。
- 作業の流れと、かかる時間の洗い出し
- 転記や作り直しが起きている場所
- 仕組みにする業務の順番
たとえば月末の集計、各サービスへの登録データづくり、紙やメールで回している申請
SERVICEAI導入・業務改善
毎日の手作業を、
AIと仕組みで
軽くする。
手作業の多い業務を見直し、その業務に合わせたツールと、AI の使いどころを一緒につくります。当社のふるさと納税の管理業務は、自社でつくった仕組みで約7割減らしました（社内の実感値）。
ISSUE道具は
増えた。でも、手作業は減っていませんか
Excel への転記と、CSV の作り直し。
日報の集計は、月末にまとめて。
クラウドのサービスや生成 AI は、手軽に使えるようになりました。それでも、サービスとサービスの間をつなぐ転記や、決まった形式への作り直しは、人の手に残りがちです。当社のふるさと納税の管理業務も、そうでした。
業務改善が進まない、よくある理由
- 01
ツールに業務を合わせている
既製のサービスに合わない部分を、Excel や手作業で埋め続けることになります。
- 02
AI を使う場面が決まっていない
契約しても、どの作業に使うかが決まらず、文章づくりに使うだけで終わります。
- 03
作ったあと、誰も直せない
業務が変わるたびに仕組みが合わなくなり、また手作業に戻ります。
MOVIE
52 秒で分かる、AI導入・業務改善
このページの話を、52 秒の縦長の動画にまとめました。音が出ます。字幕も表示できます。時間を押すと、その場面から再生します。
Excel への転記、まだ手作業ですか
Excel への転記や CSV の作り直し、まだ手でやっていませんか？ クラウドも生成 AI も手軽になったのに、サービスの間をつなぐ作業は、人の手に残りがちです。
業務に合わせたツールと、AI の使いどころ
サンカクキカクは、業務に合わせたツールと、AI の使いどころを一緒につくります。
建築会社さまの、請求書の処理
たとえば、建築会社さまの請求書の処理。AI が読み取り、発注と突き合わせ、承認して、振込データまで。ひとつの流れにしました。読み取った結果は、原本と並べて、人が確かめてから進めます。
当社の管理業務も、約7割減らした
当社のふるさと納税の管理業務も、自分たちでつくった仕組みで、約7割減らしました（社内の実感値）。まずは、手間のかかっている作業を、1つ教えてください。
WHAT WE BUILD
業務改善で、つくる3つのもの
どこに時間がかかっているかを確かめ、その業務に合わせたツールをつくり、AI に任せられる作業を組み込みます。どれか1つから始められます。
02TOOLS
専用のツール
既製品に業務を合わせるのではなく、業務に合わせた管理画面をつくります。Excel や CSV、Slack など、今使っている道具ともつなぎます。
- Excel・CSV の一括取り込みと書き出し
- 承認の流れと、Slack への通知
- 社員ごとの権限と Google ログイン
たとえば日報と工数の管理、顧客と問い合わせの記録、メルマガの配信
03AI
AI の組み込み
AI に任せる作業を決めて、ツールの中に組み込みます。AI が出した案は、人が確かめてから反映する形にします。
- 分類・カテゴリの自動判定
- 文章で指示する一括編集と、月次の要約
- 社内の記録から答える AI 検索
たとえば商品情報のカテゴリ分け、日報からの月次まとめ、過去の問い合わせの検索
CASES
当社で毎日使っている、4つの仕組み
どれも当社の業務のためにつくり、いまも社内で使っている仕組みです。同じ考え方で、お客さまの業務に合わせてつくります。
- CASE 01
ふるさと納税の管理業務
約7割業務を減らした（社内の実感値）
つくったもの
返礼品の情報を1か所にまとめる管理画面。掲載先のサイトごとに形式の違う登録ファイルを、画面から書き出します。事業者からの提案書（Excel）も一括で取り込みます。
AI の使いどころ
取り込んだ商品のカテゴリを AI が判定。複数の商品の修正は文章で指示し、確かめてから反映します。
- CASE 02
日報・工数管理
つくったもの
日報の提出と Slack への通知、残業の申請と承認、案件ごとの工数とコストの集計を、ひとつのツールで。
AI の使いどころ
1か月分の日報から、AI が月次のまとめをつくります。
- CASE 03
顧客・問い合わせ管理
つくったもの
顧客と問い合わせの記録、CSV での一括取り込み。ブラウザで見ているページを引用して、問い合わせを登録する拡張機能も。
AI の使いどころ
社内の記録をもとに AI が答える、ナレッジ検索。
- CASE 04
メルマガ配信
つくったもの
決まったデザインに本文を書くだけで、テスト送信、予約配信まで。配信は順番に処理し、届いたかどうかも記録します。
AI の使いどころ
AI ツールから、メルマガの下書きをつくれます。
CLIENT CASE
建築会社さまの、請求書の処理を仕組みに
取引先から届く請求書は、書式も書き方もばらばらです。読み取りから、発注との突き合わせ、承認、振込データづくりまでを、ひとつの流れにしました。
- 01
読み取る
請求書の PDF を AI が読み取ります。取引先の書式ごとに読み分け、原本を見ながら手で直せます。
- 02
突き合わせる
発注データと照らして消し込みます。建築会社さまの書式で届いた請求書は、累計や残額が台帳と合わないときに知らせます。
- 03
承認する
工務・経理・社長の順に承認。一部だけ払うときは、残りを翌月に繰り越します。
- 04
振り込む
銀行の総合振込データと、基幹システムへの取込用ファイルを書き出します。
AI の使いどころ
請求書の読み取り。読み取った結果は、原本と並べて人が確かめてから、次の工程へ進めます。
WHY SUNCAC
自分たちの業務で
つくって、使ってきたから
当社は、久留米に本社を置く企画とデザインの会社です。業務改善のツールは、まず自分たちの仕事のためにつくり、毎日使いながら直してきました。そのやり方を、お客さまの業務に合わせて届けます。
- 01
毎日さわる人の画面から考える
デザインの会社として、使う人が迷わない画面と言葉でつくります。
- 02
AI の案は、人が確かめてから
AI に任せた結果は、確認してから反映する流れにします。まちがいが、そのまま残らないように。
- 03
今の道具とつなぐ
Excel や CSV、Slack、Google アカウントなど、すでに使っているものを活かします。
- 04
久留米で、会って相談できる
本社は久留米市。打ち合わせは対面でも、オンラインでも行えます。
先月の、料金についての問い合わせをまとめて
AI 検索
料金についての問い合わせは 5 件でした。多かったのは「見積りまでの期間」と「月々の保守の費用」です。もとにした記録を下に並べます。
顧客・問い合わせ管理問い合わせ 5 件
AI の答えには、もとにした記録を添えます。判断と返信は人が行います。
FLOW
改善の流れ
大きな仕組みを一度に入れず、効果の出やすい業務から小さく始めます。
- 1
ヒアリング
今の業務の流れ、使っている道具、手間のかかっている作業を伺います。
- 2
業務の整理とお見積り
仕組みにする業務と範囲を決め、作業範囲と費用をお出しします。
- 3
試作
実際のデータで動く形をつくり、使い勝手を確かめていただきます。
- 4
導入
社内で使いはじめ、つまずいたところを直します。
- 5
定着・改善
使い方をお伝えし、業務の変化に合わせて手を入れていきます。
FAQ
よくある質問
- AI導入・業務改善は、何から相談すればいいですか？
- 手間のかかっている作業を1つ教えてください。今のやり方を伺い、仕組みにすると効くか、AI に任せられるかを一緒に確かめます。
- 費用はどのくらいかかりますか？
- つくるものに合わせて、都度お見積りします。対象の業務の数、取り込むデータ、AI を組み込むかどうかで変わるため、ヒアリングのあとにお出しします。
- 1つの業務だけでも頼めますか？
- 頼めます。効果の出やすい業務を1つ選び、そこから始めることをおすすめしています。
- 社内のデータを AI に渡しても大丈夫ですか？
- AI に渡すデータの範囲を一緒に決め、AI の出した案は人が確かめてから反映する形にします。使う AI のサービスも、扱うデータに合わせて選びます。
- 久留米市に、デジタル化の支援制度はありますか？
あります。令和8年度の「久留米市中小企業デジタル技術導入・活用支援事業」では、市内の中小企業と個人事業者を対象に、専門家が最大5回の面談で課題の整理から導入までを支援し、費用は市が負担します。受付期間と対象は、市のページでご確認ください。 久留米市のページ
- 久留米・筑後以外の会社も頼めますか？
- 頼めます。打ち合わせはオンラインでも行えます。
最終更新： 文責：株式会社サンカクキカク
CONSULTATION
まず、手間のかかっている作業を教えてください
毎日・毎月くり返している作業と、使っている道具をお知らせください。仕組みにするとどう変わるか、おおよその費用と期間をお返しします。